La note de frais est une courte déclaration qui détaille le montant d’argent facturé pour quelque chose qui a déjà été déduit d’un compte. En d’autres termes elle permet de faire un recensement de toutes les dépenses réalisées. La note de frais diffère de la facture, car cette dernière peut prendre en compte une somme qui peut être versée à l’avenir. La note de frais est le meilleur choix pour les petits clients qui n’ont pas besoin d’une facture avec TVA complète et les professionnels en mission de travail. Pour réaliser ce document important, Excel reste l’un des meilleurs outils. Focus.
Les notes de frais pour les nuls
Les notes de frais sont utilisés de nombreux professionnels (salarié, particulier, association …) dans le retour de leurs services. La note de frais se décline en de nombreux types selon la nature de l’organisation ou de l’entité administrative et les besoins. Elle offre l’avantage au salarié d’obtenir un remboursement mensuel de ses frais, liés à ses dépenses professionnelles. Cette fiche porte généralement sur les repas d’affaires, les déplacements professionnels, les frais de mission ou d’hôtel. Ces remboursements de frais sont exempts de charges sociales.
La note de frais prend la forme d’un tableau avec les mentions obligatoires telles que la date, la nature des frais, les montants, la description des frais. Pour appuyer la preuve de ces notes de frais, il faut y attacher les justificatifs tels que les factures, les reçus, les tickets de transport, de stationnement …
Cette démarche permet à l’entreprise ou à l’employeur de constater la véracité de ces dépenses et de s’assurer qu’elles n’ont pas été utilisées à des fins personnelles. La transparence est une exigence pour les salariés de même que pour la comptabilité de l’entreprise. Cela facilite aussi le remboursement des frais sans aucune imputation de la rémunération.
L’utilisation d’Excel
Les logiciels de bureautique comme Excel sont des partenaires, qui vous accompagnent au quotidien. Vous pouvez rationaliser vos compétences organisationnelles en utilisant les fonctionnalités d’Excel pour les notes de frais. Cet outil vous permet de gagner du temps et de gérer efficacement vos dépenses professionnelles. Vous pouvez télécharger des modèles de note de frais sur Excel bien équilibrés et effectuer la mise à jour automatique. Sans risque d’erreurs, vous pouvez visualiser et analyser vos différentes notes de frais, utiles pour la budgétisation. Sur internet vous disposez d’une large offre de modèles gratuits que vous pouvez utiliser facilement, qui répondent à vos soucis de transparence.