Mairie : un logiciel pour gérer vos files d’attente

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La gestion de file d’attente reste un enjeu considérable pour les collectivités, notamment les mairies. La mise en place d’une solution spécifique facilitera l’organisation du flux de visiteurs. Ainsi, le recours à un logiciel de gestion de file d’attente s’impose pour une meilleure organisation et une satisfaction des administrés. L’objectif étant de répondre aux besoins de chacun de la manière la plus efficace.

Comment un logiciel peut-il planifier les rendez-vous de votre mairie ?

L’automatisation et la digitalisation des prises de rendez-vous visent à fluidifier les flux de visiteurs. Ainsi, la planification des rendez-vous améliore la productivité des employés. Cette solution réduit considérablement le temps d’attente tout en optimisant la qualité des données. Il faut également compter sur une réduction du risque d’abandon et sur le respect des mesures sanitaires. Dans une autre optique, un logiciel de gestion de la file d’attente améliore l’image de la mairie, car la technologie confère une image de modernité à la collectivité. Ainsi, la gestion efficace de la file d’attente contribue à la satisfaction des utilisateurs et des salariés. Il faudrait néanmoins prévoir des équipements basiques comme les distributeurs de tickets ou les afficheurs de file d’attente. Un module d’appel se révélera également utile.

logiciel de gestion de la file d'attente mairie

Un outil pour permettre l’accueil sans rendez-vous

Qu’il s’agisse d’une collectivité ou d’une entreprise, il est essentiel de transformer l’accueil des visiteurs en une expérience unique. L’enjeu étant de permettre l’accueil sans rendez-vous, d’où la nécessité du logiciel de gestion de file d’attente. Il s’agit surtout d’organiser efficacement les flux de visiteurs et de réduire le temps de traitement des demandes. Dans le même temps, les employés de la mairie informent les nouveaux arrivants de leur place dans la file d’attente. Tous les moyens sont ainsi mis en œuvre pour limiter les situations conflictuelles et, in fine, améliorer l’organisation générale de la collectivité.

Quelles installations en mairie pour simplifier cette gestion ?

La gestion de la file d’attente requiert un logiciel spécifique. Cette technologie sera renforcée par des installations pratiques comme le bureau d’accueil où sera placé l’agent qui identifiera les demandes des visiteurs. A défaut, une borne/totem en libre-service facilitera la distribution de dépliants ou de guides. Il existe également des installations adaptées aux personnes à mobilité réduite (PMR). Ces dernières y trouveront entre autres un écran tactile adapté. La gestion de la file d’attente peut être améliorée grâce aux moniteurs qui intègrent une fonction vocale. Hormis le côté pratique, ce type d’installation réduit le stress du public en diffusant un fond sonore.

On peut ajouter à cela le bandeau latéral qui affiche le nom ou le numéro des personnes appelées ainsi que les appels en cours. Le cas échéant, les collectivités doivent prévoir des alternatives aux rendez-vous. Des solutions pertinentes comme les entretiens par téléphone ou par Skype permettent de gérer efficacement la file d’attente. De plus, l’organisation des rendez-vous peut être déléguée à une assistante virtuelle. Toutefois, un programme d’intelligence artificielle nécessite des paramètres bien précis pour organiser au mieux les rendez-vous. Le visiteur n’aura qu’à envoyer un email à l’assistante virtuelle. Celle-ci proposera les créneaux disponibles. L’intelligence artificielle facilite les échanges ainsi que les annulations ou les reports de rendez-vous.

Spécialiste du web depuis plus de 10 ans, j'ai su évoluer au gré des technologies en parcourant plusieurs domaines comme la finance, l'immobilier et l'économie. Mon parcours et mes retours d'expériences vous apporteront, je l'espère, de véritables conseils et des informations pratiques. Au plaisir de vous voir sur un prochain article ;-)
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